Como trabalhar na redução de custos da sua empresa?

A redução de custos é assunto recorrente em empresas dos mais diversos nichos e portes, isso porque o desafio é o mesmo para todos: fazer com que os negócios sobrevivam a tempos de crise e grande concorrência.

Empresas que antes produziam e vendiam tanto que não precisavam se preocupar com economias não existem mais. Hoje a realidade é outra e, em geral, um dos maiores medos dos empresários é que, com a redução de custos, exista também a diminuição da capacidade produtiva do negócio.

Por isso, neste artigo, mostraremos um passo a passo que irá te ajudar na redução de custos do seu negócio.

Vamos lá?

Sobre os custos de uma empresa

Antes de começarmos o passo a passo, é preciso entender que existem “tipos” de custos envolvidos na operação de um negócio. Em geral, eles podem ser fixos ou variáveis e, dentre estes dois tipos, ainda podem ser diretos ou indiretos. Veja a seguir uma breve explicação sobre cada um:

• Fixo: são os custos que não variam de acordo com o número de vendas;
• Variável: são os custos que podem variar de acordo com o número de vendas;
• Fixo e Direto: são os custos que além de não variar de acordo com as vendas ainda atua diretamente na produção do serviço ou produto vendido. Ex: Mão de obra;
• Fixo e Indireto: são os custos que não variam de acordo com as vendas mas também não atuam diretamente na produção. Ex: Gerentes;
• Variável e Direto: são os custos que variam de acordo com o número de vendas e estão diretamente ligadas ao produto vendido. Ex: Matéria Prima;
• Variável e Indireto: são os custos que variam de acordo com o número de vendas mas não estão diretamente ligados ao produto. Ex: Energia elétrica.

 Passo a passo para a redução de custos

Tendo em mente as variáveis acima citadas, podemos começar o passo a passo para identificar pontos de redução de custos na sua empresa.

Passo 1 – Saiba para onde vai o dinheiro da sua empresa

O primeiro passo é entender o valor gasto dentro da operação da sua empresa como um todo. Nem todo dinheiro gasto oferece algum tipo de retorno, por exemplo. Por isso, saiba classificar os gastos para, aí sim, entender como reduzir os custos.

• Gastos: todo valor despendido dentro de uma empresa começa com a classificação de um gasto, entretanto, ele pode migrar para custos, investimentos e assim por diante. Caso o valor não mude de classificação no decorrer do processo, então ele se mantém como um gasto e não pode ser repassado para o cliente;
• Despesas: as despesas não estão envolvidas na produção em si, mas são essenciais para o funcionamento do negócio. Ex: Marketing, RH, etc;
• Custos: já os custos são envolvidos diretamente na produção, ou seja, se aumentam as vendas, aumentam os custos. Ex: Insumos;
• Perdas: as perdas são valores inesperados e pontuais. Não geram qualquer retorno à empresa. Ex: Incêndios, roubos;
• Desperdícios: já os desperdícios, são os valores usados de maneira que não agreguem valor algum à empresa. Ex: Produtos com defeito, ociosidade de colaboradores;
• Investimentos: por fim, os investimentos são os valores despendidos na expectativa de aumento do patrimônio da empresa. Ex: Equipamentos mais modernos.

Passo 2 – Revise os processos

O segundo passo é revisar um a um os processos internos a fim de encontrar maneiras de otimizá-los e torná-los mais eficientes. Aqui cabe a recomendação de envolver os colaboradores no mapeamento e nas sugestões de melhorias, afinal, quem efetivamente trabalha no processo tende a conseguir traçar melhores caminhos.

Passo 3 – Escolha o Regime Tributário ideal

O Planejamento Tributário é a única maneira legal de reduzir os custos com impostos, por isso, toda atenção na escolha, que é anual, se faz necessária.

Para realizar essa escolha, além de atender alguns critérios básicos, a empresa ainda precisa ter um planejamento quanto ao seu faturamento para o próximo ano.

Veja os tipos de Regimes e suas especificidades:

• Lucro Real: faz o cálculo dos impostos com base no lucro líquido da empresa;
• Lucro Presumido: o cálculo do imposto é feito com base um valor de lucro presumido para a empresa. Para figurar neste regime a empresa deve faturar no máximo R$ 78 mi/ano;
• Simples Nacional: ideal para pequenas empresas, este regime unifica impostos Municipais, Estaduais e Federais. Para figurar neste regime a empresa deve faturar até R$ 360 mil/ano.

Passo 4 – Faça o planejamento

Um dos passos mais importantes e mais esquecidos pelos empresários é o planejamento.

Para realizar um planejamento realista e eficiente é fundamental que o responsável conheça todos os processos internos, que conheça as variáveis envolvidas nos gastos da empresa, que saiba quais são as receitas, que esteja por dentro do mercado de atuação e situação econômica do país e que conheça todos estes dados de anos anteriores para que seja possível realizar um comparativo e prever possíveis crises.

Passo 5 – Controle absolutamente tudo

Depois de seguir os quatro primeiros passos, é necessário fazer o acompanhamento de tudo isso para se certificar de que seu plano de ação focado na redução de custos esteja correndo bem e sem que esteja afetando a capacidade produtiva da empresa.

Para que esse controle seja efetivo vale contar com um sistema de gestão integrada que, além de manter todos de vendas, compras, estoque, logística, financeiro e fiscal atualizados e consolidados através de relatórios gerenciais, ainda possui todo o histórico de dados de anos anteriores que ajudarão no seu planejamento.

Isso sem falar que ainda automatiza as tarefas do dia a dia da sua empresa reduzindo o retrabalho e gerando mais confiabilidade nos processos. Se você se interessou em saber como um sistema de gestão pode te ajudar na redução de custos, fale conosco.