Gestão Orçamentária, como fazer deste o ponto alto da sua empresa?

Os gestores de empresas em geral estão sempre em busca de maneiras mais efetivas de melhorar a gestão orçamentária de seus negócios. Aliás, na maioria dos casos os gestores têm esta como uma das áreas mais problemáticas do negócio, não encontrando meios de usá-la como aliada.

Mas nem sempre precisa ser assim! De fato, estamos falando do coração da empresa e por isso, devemos despender de bastante atenção. Mas como no caso de um coração em corpo humano, basta cuidar para que ele funcione da melhor maneira possível.

Sendo assim, pensando em ajudar o maior número possível de empresários que encontram essa questão como uma problemática em seu dia a dia é que decidimos escrever este artigo onde explicaremos a gestão orçamentária e daremos dicas que farão com que esta tarefa deixe de ser vista como uma vilã e passe a ser tida como o ponto alto da gestão empresarial.

Por que a gestão orçamentária é importante?

Antes de mais nada é preciso que os gestores compreendam que a gestão orçamentária é a responsável pela possibilidade da empresa criar investimentos, economizar em uma série de processos e insumos, realizar aplicações e toda e qualquer ação financeira que vise levar a empresa ao alcance de seus objetivos sem deixar de prezar pelo equilíbrio mensal de suas contas. Em geral, estes fatores são viabilizados a partir da possibilidade da empresa conseguir prever demandas extras e realizar investimentos em melhorias operacionais na cadeia produtiva como um todo.

Portanto, a gestão orçamentária nada mais é que o planejamento financeiro realizado de maneira a antecipar os custos e despesas que são essenciais para o funcionamento do negócio e viabilizar o crescimento empresarial através de investimentos em geral.

O básico para a gestão orçamentária

Em linhas gerais, para que a gestão orçamentária funcione bem alguns elementos são essenciais, tais como a elaboração de um plano orçamentário, a simulação de cenários e o acompanhamento e análise dos resultados obtidos. Veja pontos essenciais de cada uma destas etapas:

Plano orçamentário

Realizar uma projeção do faturamento para o ano;

Realizar uma projeção de impostos proveniente das vendas;

Realizar uma projeção do custo de insumos e matéria prima;

Realizar uma projeção dos gastos com os colaboradores;

Realizar uma projeção das despesas operacionais;

Realizar um planejamento para investimentos operacionais.

Simulação de cenários

Depois de levantados todos os números referente à empresa se torna possível simular os cenários para que possamos prever riscos e aproveitar boas oportunidades para o negócio.

Aqui, é altamente recomendável que sejam feitos três tipos diferentes de simulações onde trabalha-se de maneira otimista, pessimista e realista. Assim, a empresa se vê preparada para lidar com situações que poderiam lhe causar prejuízos e aproveitar oportunidades que ofereçam algum tipo de crescimento ao negócio.

Análise dos resultados obtidos

Por fim, os gestores passam a ter a importante tarefa de acompanhar e analisar os resultados provindos de um maior controle da área financeira do negócio e das projeções realizadas. A partir daí, ajustes podem ser realizados com certa frequência a fim de encontrar projeções mais realistas e palpáveis. Neste quesito, se faz essencial o uso de uma série de relatórios que visam acompanhar não somente as vendas, mas também todo o processo operacional que pode conter gargalos ou pontos de melhoria, além é claro, de relatórios gerenciais que unifiquem todos os processos empresariais em um único lugar.

Como a tecnologia pode ajudar?

Em geral, em todos os campos de nossas vidas, a tecnologia surge como uma grande aliada e nos proporciona meios de resolver uma série de questões que demandam muito tempo em nossas rotinas. Com a gestão orçamentária não seria diferente.

Em geral, a melhor ferramenta para auxiliar o processo da gestão dos números relativos à um negócio é o Sistema de Gestão Integrada, também chamado de ERP. De maneira sucinta, este tipo de sistema possui como foco integrar e otimizar todos os processos de um negócio de forma a deixar que todos os setores de uma empresa se comuniquem através de um único canal, que centraliza e disponibiliza informações relevantes para a atuação de cada departamento.

Além disso, o ERP trabalha numa intensa coleta de dados que vai criando um banco onde informações diversas da empresa vão sendo armazenadas de maneira a permitir consultas e a emissão de relatórios gerenciais sempre que for do interesse dos gestores.

Nada fica de fora, o sistema controla números relacionados à vendas, controle de estoque, pagamento de comissões, gerenciamento de fornecedores, controle de despesas e até mesmo setores como a logística passam a ser contemplados pelo sistema.

Todos esses dados, quando unificados, oferecem aos gestores a possibilidade de uma avaliação da produtividade empresarial de forma a facilitar a compreensão quanto as suas necessidades e permitindo planejamentos, previsões e metas anuais muito mais eficientes.

É importante ressaltar ainda que os gestores podem sim realizar o controle de todas essas etapas através de planilhas, entretanto, além de mais suscetíveis aos erros, as planilhas não conseguem informar através de poucos cliques os dados consolidados a partir de mais de uma tabela. Sendo assim, a escolha por um ERP, além de oferecer mais controle, gera mais agilidade para a tomada de decisões.

Bom, esperamos que o conceito por trás de gestão orçamentária tenha sido esclarecido neste conteúdo. É claro que para realizar este processo em seu negócio é necessária uma análise muito mais aprofundada quanto às especificidades do seu negócio, entretanto, um sistema de gestão pode ser desenhado para se adaptar aos seus processos e ser mais efetivos. Quer saber como? Fale conosco.