Por que a Gestão de Contratos é tão importante para o seu negócio?

É muito provável que muitos empresários façam a gestão de contratos em suas empresas sem sequer notar que está realizando tal tarefa. Por outro lado, infelizmente, mais provável que isso, é o fato de muitas empresas sequer fazerem essa gestão e muito disso por não perceberem a real importância desse controle.

Os contratos possuem uma ligação tão relevante para a saúde financeira de uma empresa que caso não sejam devidamente controlados, podem causar sérios problemas administrativos, legais e financeiros.

Exatamente por isso, neste artigo falaremos mais sobre a gestão de contratos mostrando, inclusive, como a tecnologia pode ser usada com o foco em maior controle e produtividade para a tarefa. Vamos lá?

O que é a gestão de contratos?

Falar sobre contratos, especialmente no caso de empresas que trabalham com a prestação de serviços e não a entrega de produtos em si, é bastante comum. O problema começa a aparecer quando as empresas começam a ter que lidar com o esperado crescimento, mas que vem acompanhado de uma série de contratos, muitas das vezes, com cláusulas distintas. O fato de cada contrato contar com cláusulas e especificidades únicas é o que faz com que exista a necessidade de uma gestão de contratos.

Vale ressaltar ainda que quando falamos em contratos nos referimos a firmar relações com fornecedores, clientes, colaboradores, bancos e assim por diante. Em algumas empresas essa demanda é tão grande que se faz necessária a contratação de um gestor de contratos, um profissional que se dedica exclusivamente ao gerenciamento e cumprimento de cada uma das cláusulas de todos os contratos.

Bom, quando falamos em cláusulas e o seus cumprimento estamos nos referindo à todos os direitos e deveres de ambas as partes que fica documentado através da execução de um contrato.

Sendo assim, a gestão de contratos, através de um profissional exclusivo ou não, deve manter o controle e ter a capacidade de comparar o previsto x realizado, registrar ações diversas relacionadas aos contratos, verificar o risco de desvios, ter comprovantes quanto ao cumprimento das obrigações, tomar providências para que as obrigações de ambas as partes sejam devidamente cumpridas e analisar os contratos atuais com o foco em encontrar pontos de melhorias para os contratos futuros.

Mas por que essa tarefa é tão importante?

Muitos gestores, que em geral tocam seus negócios com a correria do dia a dia sequer percebem a importância do correto gerenciamento dos seus contratos, entretanto, são nesses documentos que as especificidades de prazos, valores devidos, condições de pagamentos e outros pontos essenciais são assegurados. Sendo assim, com o controle destes dados é possível realizar um planejamento orçamentário para a empresa. Além disso, outras informações que constam nos contratos ainda auxiliam no controle do estoque, no planejamento da logística e no planejamento operacional como um todo.

Apenas para exemplificar, se pegarmos o contrato com um fornecedor, com a gestão de contratos realizada corretamente é possível antecipar a renovação do acordo e, assim, evitar problemas com a entrega de insumos ou até mesmo haver a possibilidade de acordar melhores condições comerciais.

Outro exemplo que vale a pena citar se relaciona com os colaboradores. Em alguns nichos de atuação existe a necessidade de confidencialidade, ou seja, um contrato firmado entre as partes evita que o colaborador passe dados sigilosos para empresas concorrentes.

Bom, de maneira geral, independente do foco do contrato ou de quem são as partes, o fato é que ele é uma ferramenta legal que pode ser usada tanto para exigir que algo seja feito ou entregue como também para se proteger e garantir os direitos do seu negócio. Exatamente por isso, é de extrema importância a confecção e o gerenciamento dos contratos relacionados à sua empresa.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Atualmente a tecnologia já auxilia os mais diversos campos da nossa vida e, neste caso, não seria diferente. Contratos confeccionados eletronicamente, por exemplo, podem ser analisados com mais facilidade e rapidez, além disso, também permitem com mais facilidade a busca por dados específicos. Por fim, a versão eletrônica de contratos ainda é mais barata já que economiza com impressões, papel, locomoção e até mesmo local para armazenamento.

A gestão de contratos através de um sistema de gestão, por exemplo, permite que todos os dados do contrato sejam controlados com a ajuda de lembretes que indicam os vencimentos, as renovações e outros pontos relevantes à empresa.

Além disso, por ser um sistema que integra todos os setores da empresa, ele ainda permite que o estoque, vendas, logística, financeiro, fiscal e produção estejam sempre alinhados a fim de garantir as entregas e cumprimento de seus deveres.

Se você tiver interesse em compreender melhor a abrangência de um sistema de gestão vale ler nossos materiais aqui no blog. E se quiser saber mais sobre como ele pode auxiliar a sua empresa na gestão de contratos fale conosco. Ajudaremos a sua empresa a encontrar a melhor solução para o seu nicho.