Qual a importância do ERP na gestão de uma empresa?

Em tempos de crise e de grande concorrência em todos os setores, não entender a importância do ERP pode ser um grande erro gerencial para o seu negócio. Isso porque qualquer pequeno detalhe que passe despercebido na gestão de uma empresa é o que pode fazer com que ela se destaque da concorrência ou perca para ela.

Então, para te ajudar, neste artigo falaremos sobre o que é o ERP e qual a sua importância para as empresas, entretanto, antes de mesmo de começarmos a falar sobre o ERP em si, devemos lembrar que a todo o momento novas ferramentas de gestão vêm surgindo e usar a tecnologia neste processo onde cada detalhe significa muito acaba se tornando o caminho mais rentável.

O que é ERP?

Começando pelo princípio, a sigla ERP provém do termo Enterprise Resource Planning (que em tradução livre seria Planejamento de Recursos Empresariais) e nada mais é que um software (que pode ser alocado na nuvem ou em servidores locais dentro da empresa) que realiza a integração dos processos e gestão da empresa de maneira completa.

Em geral, esse tipo de sistema possui diversos módulos que auxiliam na gestão da empresa como um todo. Veja a seguir alguns dos principais módulos e o que cada um deles engloba:

• Estoque: dentro deste módulo são controlados todos os materiais usados para a produção de produtos e serviços. Entradas e saídas de produtos, inventários, requisições, localização dos produtos dentro da empresa e os responsáveis por cada ação são alguns dos dados geridos neste módulo;
• Compras: já no módulo de compras, são geridas as compras de matéria prima e insumos de maneira a verificar possíveis aumentos nos preços, melhores condições comerciais dentre os fornecedores listados, oferece o número exato de insumos que devem ser comprados e assim por diante;
• Vendas: o sistema permite fazer a gestão de ponta a ponta no processo de vendas mantendo o histórico de interações entre a equipe comercial e o cliente, seu histórico de compras, os valores cobrados por cada produto, quais condições de pagamento e qualquer outro dado relativo à venda realizada;
• Financeiro: este talvez seja o mais complexo dos módulos, isso porque o setor financeiro engloba entradas e saídas financeiras, fluxo de caixa, comissões, planejamento financeiro, integração com os bancos, investimentos, patrimônio e assim por diante, trata-se do coração da empresa e o setor onde os empresários possuem as maiores dificuldades de gestão;
• Produção: dentro do módulo de produção é possível saber, em tempo real, quais foram os produtos confeccionados em determinados períodos e quais foram os recursos necessários para a produção. Além disso, o sistema ainda consegue prever as próximas produções de acordo com o tempo e o recurso disponível;
• Logística: em logística, existe a possibilidade de integração com empresas transportadoras (para o caso da entrega ser terceirizada), desta forma, já são calculados os prazos e os valores de entrega e qualquer outra questão relacionada à logística;
• Contábil/fiscal: por fim, em contabilidade, podemos ver recursos ligados ao Balancete, DRE, SPED Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica, ECF, ISS, INSS, ICMS, PIS, COFINS, Livros Fiscais e muito mais.

E vale ressaltar que todas estas funções oferecem aos gestores relatórios gerenciais que facilitam a análise de dados.

Para entender melhor como o ERP funciona podemos dizer que o processo é o seguinte: quando um produto é vendido e lançado no sistema, automaticamente a informação chega ao estoque (que dá baixa e informa um produto a menos no setor), ao financeiro (que acusa um valor recebido em seus relatórios e calcula a comissão do vendedor), ao fiscal (que emite a nota fiscal), à logística (que viabiliza as condições para a entrega) e ao compras (que calcula o momento exato de repor este produto ao estoque). Tudo isso em tempo real!

Qual a importância do ERP para as empresas?

Como pudemos ver, são muitas as funções de um software ERP e, com isso, são muitas as vantagens também.

Em primeiro lugar, sistemas deste tipo tendem a diminuir os erros humanos, que são facilmente cometidos em ferramentas como planilhas, por exemplo. Isso porque, exatamente por ter vários setores integrados, o sistema consegue entender e informar quando algum dado não está “batendo”, o que viabiliza a correção antes de se tornar um grande problema.

Outro ponto positivo de contar com o sistema é que ele otimiza os processos internos. Sem o ERP, a atualização das informações deve ser feita de forma manual e diversas vezes (um a um dos setores envolvidos). Com o ERP, a informação só precisa ser preenchida uma vez para que apareça em todos os setores.

A mobilidade é outro fator a ser considerado, especialmente para quem possui uma equipe de vendas externa. Isso porque os dados da empresa podem ser acessados de qualquer lugar desde que se possua um dispositivo com internet (apenas os sistemas ERP alocados na nuvem possuem esta mobilidade). Daí podemos citar outro benefício que está ligado ao gerenciamento de uma empresa, que é entender quem fez o que no processo, algo possível graças ao sistema de acesso com login e senha que os ERP’s possuem.

Por fim, e mais importante, o sistema ERP, através dos inúmeros relatórios gerenciais que dispõe, permite aos empresários e gestores insumos mais precisos e atualizados para que possam tomar decisões acertadas em suas estratégias. Afinal, são estes relatórios que mostram a situação financeira da empresa como um todo, apontando, inclusive, pontos fracos e passíveis de melhorias.

Considerações finais

Bom, acreditamos que tenha ficado clara a importância do ERP, entretanto, recomendamos fortemente que caso a empresa possua um nicho com processos específicos como as indústrias, as distribuidoras ou até mesmo as prestadoras de serviço, que se obtenha um sistema ERP especialmente desenvolvido para isso, desta forma, a ferramenta oferecerá resultados ainda melhores e exclusivos. E se quiser saber mais sobre sistemas ERP, fale conosco.