Saiba tudo sobre folha de pagamento

Falar sobre planejamento estratégico e não falar sobre folha de pagamento pode ser um grande erro na estratégia de empresas que desejam crescer em seus nichos de atuação. Até porque, a falta da gestão da folha de pagamento pode gerar processos burocráticos e que possivelmente trarão ralos financeiros ao negócio.

E vale dizer que a importância acima citada não cabe apenas às empresas de grande porte. Isso porque a folha de pagamento é obrigatória, mesmo que o quadro de funcionários seja pequeno, e o não cumprimento da lei pode gerar multas, juros e até penalizações mais severas como a impossibilidade da empresa continuar com suas operações comerciais.

Por isso, neste conteúdo vamos falar sobre a folha de pagamento mostrando, inclusive, como a tecnologia vem ajudando na execução e na gestão deste processo.

Acompanhe:

O que é folha de pagamento?

Antes de mais nada vale esmiuçar o conceito por trás do termo “folha de pagamento” (tão amplamente utilizado e pouco compreendido). Bom, a folha de pagamento nada mais é que alguns dos dados contábeis pertinentes ao colaborador, ou seja, cada funcionário possui o seu. Em geral, a folha de pagamento identifica dados como o salário bruto mensal e o valor líquido pago, após serem abatidos os descontos diversos (que abordaremos ainda neste artigo).

Por lei, as empresas são obrigadas à preparar este documento em todos os meses em que o colaborador estiver à serviço da empresa e no período de suas férias. Além disso, ela ainda se vê obrigada a guardar uma das vias da folha de pagamento junto ao comprovante de pagamento para atender à possíveis fiscalizações.

Como, efetivamente, elaborar a folha de pagamento?

Conforme falamos, a folha de pagamento junta alguns dados pertinentes ao colaborador, agora, além disso, ela também pode ser utilizada para guardar o histórico do funcionário junto à empresa, já que armazena aumentos, mudanças de cargos e assim por diante.

Exatamente por isso, existem dados imprescindíveis para a elaboração da folha de pagamento.

Veja os principais deles:

• Nome do funcionário;
• Cargo;
• Mês e ano à que se refere a folha;
• Remuneração;
• Remunerações extras;
• Período de Férias;
• Horas extras;
• Adicional de insalubridade;
• Adicional noturno;
• Décimo terceiro salário;
• Descontos do INSS, da contribuição sindical, de adiantamentos e etc.

Como controlar a folha de pagamento?

Como foi possível notar até aqui, são muitos os dados que devem ser controlados para que a execução da folha de pagamento não conte com erros que possam gerar punições perante a lei e desgastes na relação entre empresa e colaborador. Quanto maior a empresa, maior o número de dados, maior a dor de cabeça. Por isso, ter pleno controle dos dados e otimizar as tarefas é fundamental.

Sendo assim, é recomendado que a tecnologia ajude as empresas e elas contem com um sistema de gestão automatizado para a execução e o controle da folha de pagamento. Sistemas desse tipo, também conhecidos como ERP, permitem a otimização do trabalho dos responsáveis pela folha de pagamento e oferecem maior assertividade na tarefa.

Funciona mais ou menos assim, ao ser implantado o sistema, o gestor lança todos os dados referente aos seus colaboradores e, a não ser que exista alguma mudança de cargo, salário ou algo do tipo, o sistema já elabora a folha de pagamento de cada funcionário de forma automática mês a mês.

Só até aí, o sistema já tornou menor as chances de erros que podem gerar dores de cabeça à empresa, mas o ERP vai além, ele ainda armazena toda a documentação a fim de cumprir com a lei e viabilizar as informações em caso de fiscalizações.

Folha de pagamento online e Recursos Humanos

Conforme falamos, a tecnologia chegou para ajudar o gerenciamento das empresas no que diz respeito à folha de pagamento, entretanto, ela pode fazer ainda mais pelos empresários.

Os sistemas de gestão integrados não realizam apenas as tarefas que citamos até aqui, eles também possuem módulos exclusivos que atendem o setor de recursos humanos de maneira à melhorar a produtividade do setor e, por consequência, melhorar a satisfação e a eficiência da equipe.

O ponto eletrônico, por exemplo, quando integrado ao sistema de gestão, faz com que os dados referente ao tempo de trabalho dos colaboradores seja automaticamente calculado e usado como base para a elaboração da folha de pagamento. Mas o sistema não para por aí, veja outras tarefas que são facilitadas graças ao sistema:

• Cálculo automático de INSS, IRRF, FGTS, insalubridade, periculosidade, pensão alimentícia, etc;
• Cálculo de adiantamento quinzenal automático;
• Geração de arquivo magnético para depósito bancário;
• Cadastro de tomador de serviços;
• Cadastro de afastamentos;
• Cadastro de sindicatos para recolhimento automático da Contribuição Assistencial e Confederativa;
• Cálculo e emissão de rescisões com atualização do cadastro automaticamente;
• RAIS, DIRF, informe de rendimentos e ficha financeira;
• Manutenção das tabelas de INSS, IRRF e salário-família.
• Relatórios oficiais e atualizados conforme legislação vigente e formulários impressos.

Por fim, o sistema ainda oferece uma série de relatórios gerenciais que auxiliam e embasam os empresários e gestores em uma série de tomadas de decisões e planejamentos estratégicos.

Considerações finais

Bom, fazer a folha de pagamento dos seus colaboradores não é tarefa simples quando realizada de modo manual, entretanto, com a ajuda de um sistema de gestão a tarefa se torna mais ágil e eficiente. Aliás, diminui até a necessidade de contadores elaborando toda a folha e cobrando por isso.

Por isso, certifique-se de que a fornecedora do sistema tenha experiência na elaboração da folha de pagamento, que atenda todas exigências legais e possua uma equipe especializada que ajudará na implantação do ERP.

Bom, esperamos que agora você tenha desmistificado a folha de pagamento, entretanto, se precisar de ajuda na busca ou implantação de um sistema de gestão que atenda o seu RH, fale conosco.